淺談如何做好辦公室管理工作
2019-09-20 15:37:54   來源:容城站   評論:0 點擊:

作者:劉靜   字數:2051
      辦公室工作已經快三年了,對辦公室工作有了一定了解和認知,辦公室工作千頭萬緒、繁雜瑣碎、事無巨細,突然性的工作時有發生。隨著辦公室職能的多元化發展,對辦公室人員的基本素質提出了更多更高的要求。收費站辦公室處于“最前沿、最核心、最敏感”的位置,既需要與公司各部室、地方單位做好溝通、聯系,又要及時做好信息集中、傳達,既要負責行政管理和運轉保障,又要負責信息宣傳和調查研究。如何做好辦公室管理工作,有以下幾方面體驗:
      一、不斷加強自身學習,提高業務水平。
      辦公室是收費站的綜合協調部門,是站領導指揮全局的中樞,是聯系上下、溝通左右的紐帶,是貫徹落實站領導決策、意圖的核心力量。要想干好辦公室工作,就必須做到勤奮好學,積極進取,有強烈的事業心、責任感。在工作中勤于觀察、善于思考、勇于實踐。敢于創新。辦公室的工作千頭萬緒,事務督辦、文件起草、檔案管理、考勤管理、文件批轉、會議安排、迎來送往及用車管理等等。面對繁雜瑣碎的大量事務性工作,辦公室人員應自我強化工作意識,加快工作節奏,提高工作效率,冷靜處理各項事務,力求快速、周全、準確、適度,避免疏漏和差錯。基層收費站辦公室更是注重以文輔政,所以辦公室人員應具備超強的業務素質。1.學習提高公文寫作能力。寫作各類公文、總結、宣傳等材料是辦公室最為經常性的工作,要完成好這項工作,就必須具備熟練的書面表達技巧和謀篇布局的文字運用能力,做到行文流暢、語言得當、內容準確、格式規范。2.增強組織協調能力。辦公室人員常要參與調研、收集信息。做好內外、上下組織協調工作,協調好站領導與各班組、科室之間的關系,為收費站創造良好和諧的工作環境、生活環境和社會環境。3.增強高效辦事能力。能否較好的處理各種事務,解決職責內的問題,主要有較強的理解與溝通能力,即能快速理解上級領導決策意圖、能善于調動自己的知識才鞥,敏銳觀察和思索,能及時抓住事物的關鍵和實質,提出有效解決方案并圓滿完成。
      二、立足本職、求真務實、當好收費站“內管家”。
      辦公室工作頭緒多、婆婆多、服務對象多、方方面面應酬多、事情多而繁雜,而且哪方面做的稍有不慎不周,就會產生不良影響。雖然工作難度大,但每一項工作與全局都有著密切聯系,要做好辦公室工作就要理清思路,分清輕重緩急,統籌兼顧,合理安排,忙而不亂,緊張有序。對工作中的矛盾要善于思考,要有強烈的事業心和責任感。工作要腳踏實地,真抓實干,立減浮夸,不計個人得失,在工作任務較重時需冷靜思考一一落實,工作要講實話,向領導報實情。另外辦公室工作要以事業為重,不能摻雜個人感情,憑個人意志辦事;要互幫互助,共同進步;要堂堂正正做人,踏踏實實做事;要建立健全嚴格規范的工作制度和辦事程序,這是做好辦公室工作的基礎和保證,提高辦公室整體工作效率。辦公室同事間建立良好的工作關系,善于發現其各自的優點,尺有所短、寸有所長,善于利用其長處,并將其充分運用到工作當中。
      三、制定目標、落實責任、確保每一項工作落到實處。
      收費站辦公室崗位明確,大部分是具體的事務性工作,如果沒有明確的工作目標和崗位職責,容易造成工作交叉重疊,或者出現相互推諉,某些工作出現空白,無人國文落實的情況。。杜絕出現上述情況:1.工作要有目標和計劃,要做到年有工作要點,季有工作計劃,月有情況通報,周有工作安排。2.對公司確定的任務和領導關心的熱點、焦點、重點問題和工作,要嚴格督辦督查,確保在規定時間內完成。3.要合理分工,根據辦公室的工作職責,制定各個崗位人員的工作職責,落實指標,各司其職,各盡其責。同時,要堅持權責一致的原則,加強對各個崗位的考核,依據考核結果兌現獎懲,使辦公室每位成員都優質高效的完成各自承擔的工作任務。實現人人有事做,事事有人管的管理目標。
      四、齊心協力、搞好合作。
      辦公室是一個小團體,辦公室工作既要通過細密的分工,各司其職,各負其責,從而提高工作效率;又要圍繞同一個目標、任務,互相溝通,加強合作,形成強大合力,形成互相幫助、互相合作的工作氛圍,避免出現“各自為政”“一盤散沙”的現象。辦公室是個綜合部門,很多事情都需要大家合力才能完成,必須樹立整體觀念,分工不分家,要有大局意識和主人翁意識,團結為重,和衷共濟,相互支持配合,充分發揮和挖掘大家的能力、潛力,才能確保各項工作有條不紊、扎實有效。
      五、做到淡泊名利、甘愿奉獻。
      辦公室工作繁瑣、重復、單調,但又要經常與事、錢、物打交道,所以要耐得住寂寞,抵得住誘惑,經得住檢驗。要有甘愿當“老黃牛”的思想準備。在自己的崗位上盡職盡責、事事關心、處處留心、時時細心,從而使各項工作具有預見性和前瞻性,把握主動性,要保守秘密,由于經常參加各種會議,接觸文件、通知多,信息靈通,所以有損于團結的話不說,積極維護領導班子的團結和干部穩定,確保各項工作順利開展。
      六、善于總結,提高工作能力。
      善于在日常工作中對實際問題進行理性思考,不斷摸索和掌握各項工作的內在規律,努力做到在實干之中勤于思考,在忙碌之余善于總結,使各項工作在實踐中不斷得到改進。
      有思路才有出路,有眼光才有高度,因此辦公室人員要注重對科學發展的學習、理解、思考、探索,以一種改革的精神去思考各研究本職工作,敢于推陳出新,做到方方面面求突破,點點滴滴求發展。以高能力、高標準、高素質、高形象為公司發展,為適應雄安新區建設提供堅強支撐。

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